... masz przeżywać życie, a nie je opisywać.
Wydaje się, że w naszych polskich zasadach nawiązując do dawnej tradycji powinniśmy zalecać pisanie oczywiście po adresie przed imieniem i nazwiskiem "do rąk własnych" Pana dr Stanisława Nowaka. Przesyłając pismo do przedsiębiorstwa bez wskazania konkretnego odbiorcy, piszemy nazwę tego przedsiębiorstwa w odpowiedniej kolejności i zawsze w pierwszym przypadku, np.: Ministerstwo Przemysłu Departament Prawny Al. Ujazdowskie 12 00-580 Warszawa Częścią składową pisma są znaki powoławcze. Spotykamy w korespondencji urzędowej różne podejście do określenia znaków powoławczych. Edward Pietkiewicz proponuje "umieszczenie nieco poniżej pola adresowego znaków rozpoznawczych a więc: datę pisma, na które odpowiadamy, znak własny i nadawcy oraz datę wysłania". Jest to zgodne z nadrukiem pism proponowanych w organizacji pracy biurowej przez Wincentego Czyżewskiego. Wasze pismo - z dnia - Znak - Nasz znak - Data W praktyce na blankietach firmowych spotyka się następujące nadruki i chyba proste do zapamiętania: Wasz znak - z dnia - Nasz znak - Data W korespondencji handlowej w języku angielskim nie stosuje się wyodrębnionych nadruków określających znaki powoławcze tylko podaje się je w treści sprawy np. Szanowni Państwo W sprawie: kontraktu 72-34585 z 1 września 1990 roku Wydaje się, że nadruki znaków powoławczych na blankietach korespondencyjnych powinny być stosowane do określonego rodzaju pism np. zamówień, a więc tam gdzie charakter sprawy tego wymaga. Na pewno stosowane znaki powoławcze są czynnikiem usprawniającym pracę biurową, ułatwiają bowiem kompletowanie i przechowywanie akt. Celowym wydaje się, aby w tym opracowaniu zwrócić uwagę na różny sposób pisania dat w wysyłanej korespondencji. Proponuje się, aby datę wpisywać z prawej strony arkusza na wysokości 207mm od górnego brzegu arkusza i takie zalecenia rzeczywiście realizowane są w praktyce. Jednak sposób pisania daty nastręcza wiele wątpliwości z uwagi na przyjęcie zasady pisania najpierw roku, potem miesiąca i dopiero dnia. Przyzwyczajenia są jednak silniejsze i w pismach urzędowych spotykamy następującą formę pisania daty: najpierw dzień, potem miesiąc i dopiero rok. Czego nie powinno się stosować: skracania roku np. "93 r", pisania miesiąca cyframi rzymskimi, jak również skracania dnia np. "dn". Powinno się pisać miesiące cyframi arabskimi lub słownie i na drukach urzędowych wpisywać zero w miejsce brakujących dziesiątek i na końcu daty nie stawiać kropki. W praktyce spotyka się często pisanie dat na pismach urzędowych w sposób następujący: Białogard, dnia 1989-O1-04 lub Słupsk, 1990-09-28 Jeżeli datę rozpoczynamy od roku, a nie od dnia, to może celowym byłoby zachowanie pewnej reguły i pisanie: Białogard, data 1989-O1-O1, a nie Białogard, dnia Wiesława Kuźma w korespondencji handlowej w języku angielskim podkreśla że aby uniknąć nieporozumienia w odczytywaniu daty, z uwagi na różne zasady pisania jej w różnych krajach, należy miesiąc pisać pełnym brzmieniem, lub przyjętym skrótem i podaje przykład, że tak napisana data 1281181991 może być odczytana w Wielkiej Brytanii jako 12 listopada, a w USA będzie to 11 grudnia. Określenie przedmiotu sprawy w sposób zwięzły na dokumentach urzędowych ma duże znaczenie dla szybkości ich obiegu. Proponuje się w naszych zasadach pod znakami powoławczymi z zaznaczeniem odpowiedniego odstępu (np. od 2 do 3 skoków wałka maszynowego) zredagowanie w pierwszym przypadku przedmiotu sprawy po nadruku "Sprawa" np. Sprawa: urządzenie wystawy plakatu Sprawa: zamówienie materiałów biurowych itp. W praktyce jednak stosuje się częściej zamiast nadruku "Sprawa", nadruk "Dotyczy". Oczywiście wówczas nie można redagować treści sprawy w pierwszym przypadku. W korespondencji handlowej w języku angielskim autorka podkreśla, że "Przed podstawowym tekstem pisma często podaje się skrótowo jego treść, tematykę i podkreśla dla zwrócenia uwagi osoby odbierającej pismo" i stosuje się zamiennie "Dotyczy" jak i "W sprawie" - "Re" co jest skrótem łacińskim wyrażenia "in re". Dotyczy: zakupu klocków "Lego" W sprawie: listu kredytowego nr 1281416 Powołanie się na treść pisma umieszcza się zwykle między grzecznościowym zwrotem otwierającym pismo i tekstem pisma. Pismo może być pisane w układzie blokowym lub w układzie "a linea" z akapitem. Układ blokowy charakteryzuje się tym, że pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linię pionową, a ustępy pisma wyodrębnione są większym odstępem - interlinią. Natomiast w układzie "a linea" z akapitem pierwsze znaki ustępów są pisane w odległości od 2 do 5 znaków maszynowych od lewego marginesu. Przyjęty układ pisma ma wpływ na tytuł tekstu opracowania. W układzie blokowym pierwsza litera tytułu tworzy linie pionową z pierwszymi literami tekstu, natomiast w układzie z akapitem tytuł opracowania rozmieszczony jest pośrodku kolumny tekstu. Rozmieszczenie treści pisma ma duży wpływ na jego wygląd zewnętrzny, musimy więc pamiętać o zachowaniu odpowiednich marginesów. Przyjmujemy na ogół, że margines lewy powiniem wynosić 247mm, a prawy o połowę mniej (od 107mm do 127mm). Margines górny od 257mm do 307mm, a dolny nie mniejszy niż 207mm. Przy przenoszeniu treści na kolejną stronę, zaleca się stosowanie takiego znaku ".8." i pisanie treści na stronie odwrotnej w odległości 307mm od górnego brzegu dokumentu