... masz przeżywać życie, a nie je opisywać.

Powstaje wi�c pytanie, czy mo�na rozsta� si� z dziennikiem i wprowadzi� powszechnie system bezdziennikowy. Wielu kierownik�w za przyczyn� stosowania dziennika podaje brak wzajemnego zaufania mi�dzy wsp�pracownikami. Wydaje si� jednak, �e nie tylko ten czynnik nale�y bra� pod uwag�, ale przede wszystkim poziom organizacji instytucji. Warunkiem wprowadzenia systemu bezdziennikowego musi by� wysoki poziom organizacji, wysoki poziom fachowo�ci i poczucia odpowiedzialno�ci pracownik�w za realizacj� zada�. System bezdziennikowy na pewno prowadzi do wymiernych efekt�w, takich jak: skr�cenie drogi obiegu dokumentu, a przez to szybkie za�atwianie spraw, eliminuje zb�dne i pracoch�onne czynno�ci zwi�zane z rejestracj� dokument�w. Prezentowane wyniki samofotografii dnia pracy przez sekretarki uczestniczki seminarium jednoznacznie wykaza�y, �e czas, kt�ry zu�y�y na za�atwienie korespondencji przychodz�cej i wychodz�cej wynosi� od 34 do 40 procent ich czasu pracy, jest to wi�c "ogrom" straconego czasu, kt�ry z powodzeniem m�g�by by� wykorzystany na doskonalenie zawodu. Decyzja o wprowadzeniu "od zaraz" systemu bezdziennikowego nie usprawni pracy biurowej w instytucji. Nale�y na wst�pie przeprowadzi� diagnoz� stanu organizacyjnego, wytypowa� rodzaje pism przychodz�cych i wychodz�cych w stosunku do kt�rych powinno si� na razie stosowa� system dziennikowy w takiej formie jak dotychczas. Mo�na opracowa� skr�cony spos�b rejestracji wed�ug podanego wzoru i zmierza� do ca�kowitego wyeliminowania systemu dziennikowego poprzez usprawnienia organizacyjne. Skr�cony spos�b rejestracji pism 1. Lp. 2. Nadawca (pismo dotycz�ce sprawy) 3. Data a) wys�ania b) otrzymania 4. Znak pisma 5. Pokwitowanie. Warunkiem wprowadzenia systemu bezdziennikowego, jak ju� zaznaczono, jest opracowanie na wst�pie rzeczowego wykazu akt. Aktami nazywamy dokumenty, pisma, protoko�y i notatki o charakterze urz�dowym powstaj�ce w zwi�zku z dzia�alno�ci� danej instytucji. Wykaz akt, to uporz�dkowany zestaw zagadnie� i spraw wyst�puj�cych w tej instytucji. Celem sporz�dzenia takiego wykazu jest u�atwienie odszukania akt konkretnej sprawy, kierowanie pisma do osoby za�atwiaj�cej dan� spraw� i prowadz�cej zwi�zan� z tym dokumentacj�. Wykaz akt opiera si� na klasyfikacji rzeczowej tzn. na podziale wszystkich akt wg zagadnie�. Przy opracowaniu wykazu post�puje si� podobnie, jak przy opracowaniu struktury organizacyjnej. Najpierw dokonuje si� podzia�u zada� og�lnych, za realizacj� kt�rych odpowiadaj� kom�rki wy�szego rz�du takie jak: wydzia�y, dzia�y i nast�pnie przechodzi si� do zada� bardziej szczeg�owych, za wykonanie kt�rych odpowiadaj� sekcje-stanowiska pracy. Przy opracowaniu rzeczowego wykazu akt, nie pos�ugujemy si� pe�n� nazw� akt, ale symbolami cyfrowymi, stosuj�c dziesi�tny system kwalifikacji od 0 do 9. Ka�da klasa zagadnie� jest okre�lona za pomoc� kr�tkiej nazwy "Has�a klasyfikacyjnego". Przyk�adowy wykaz hase� klasyfikacyjnych podaje poni�sze zestawienie. I. Akta typowe wyst�puj�ce we wszystkich instytucjach i zak�adach pracy Symbol i has�o klasyfikacyjne: 0 - zarz�dzanie 1 - personel (kadry) 2 - �rodki rzeczowe 3 - finanse ksi�gowo�� Ii. Akta specyficzne dla danej jednostki Iia. np. Zak�ad produkcyjny Symbol i has�o klasyfikacyjne 4 - utrzymanie ruchu 5 - przygotowanie produkcji 6 - marketing (zbyt) 7 - transport i zaopatrzenie 8 - rezerwa Iib. Urz�d np. gminy Symbol i has�o klasyfikacyjne 4 - gospodarka komunalna i mieszkaniowa 5 - sprawy kultury, o�wiaty i zdrowia 6 - rolnictwo, le�nictwo, skup p�od�w rolnych 7 - przemys�, handel 8 - administracja spraw wewn�trznych 9 - urz�d stanu cywilnego. Jak wynika z zestawienia, klasy od 0 do 3 s� przeznaczone na klasyfikowanie akt typowych wyst�puj�cych we wszystkich zak�adach pracy (instytucjach), natomiast klasy od 4 do 9 dotycz� specyficznej dzia�alno�ci danego zak�adu (instytucji). W ramach hase�, ka�da grupa zagadnie� dzieli si� na 10 grup ni�szego rz�du. Dokonuj�c podzia�u na zagadnienia cz�stkowe np. has�a "zarz�dzanie" otrzymamy nast�puj�cy wykaz: 0 - Zarz�dzanie (grupa podstawowa pierwszego stopnia) 00 - Organy kolegialne - komisje zarz�du (grupa drugiego stopnia) 01 - Organizacja (grupa drugiego stopnia) 010 - Og�lne przepisy prawne (grupa trzeciego stopnia) 011 - Organizacja w�adz nadrz�dnych (grupa trzeciego stopnia) 02 - Planowanie i sprawozdawczo�� (grupa drugiego stopnia) 021 - Wytyczne do planowania (grupa trzeciego stopnia) 03 - Statystyka (grupa drugiego stopnia) 031 - �r�d�owe materia�y statystyczne (grupa trzeciego stopnia) 04 - Normalizacja (grupa drugiego stopnia) 041 - Normy wydane przez w�asn� jednostk� (grupa trzeciego stopnia) 05 - Pomoc prawna, skargi, wnioski (grupa drugiego stopnia) 051 - Sprawy arbitra�owe (grupa trzeciego stopnia) 06 - Wydawnictwa informacyjne (grupa drugiego stopnia) 061 - Teki wydawnicze (grupa trzeciego stopnia) 07 - Wsp�dzia�anie (grupa drugiego stopnia) 071 - Wsp�dzia�anie z organami samorz�dowymi (grupa trzeciego stopnia) 08 - Biurowo��, archiwum zak�adowe (grupa drugiego stopnia) 081 - Lokale i urz�dzenia biurowe (grupa trzeciego stopnia) 09 - Kontrola (grupa drugiego stopnia) 091 - Kontrola wewn�trzna jednostki (grupa trzeciego stopnia) Wykaz akt powinien by� jednolity dla ca�ej instytucji. Powinny obowi�zywa� jednolite kryteria podzia�u akt we wszystkich kom�rkach organizacyjnych